昨今のビジネス業界では数年前には実現ができなかったようなさまざまな業界や業務内容、ましてや働き方の形があり、それはテクノロジーと共に進歩していることが分かります。それは良い効果だけでなく、業務内容が増えることにより、仕事が複雑化するなどの懸念もあります。そんな時に業務のシステム化が役に立ちます。今回は、そのメリット、デメリットを紹介します。
業務のシステム化とは？
まず、「システム」とは成果や結果が継続的に生み出される仕組みのことを指し、「システム化」とは、その仕組みを構築することです。業務においてのシステム化とは、ロボット、人間問わずに誰がやっても同じ成果を生み出すことのできる体制の事をシステム化と呼びます。
メリット
効率化
一番のメリットは特に事務的な業務を効率化することによって、従業員の負担軽減、人為的なミスの削減を可能にします。また、システム化することによって、業務をリモートで時間を問わずに行うことが可能になり、その点でも職場環境の改善へと繋がります。
環境への配慮
業務をシステム化することによってペーパーレス化ができます。ペーパーレスにすることで、地球温暖化問題で問題になっている紙の消費量削減、ごみの減量になります。また、資料の整理やプリントをし、まとめる、またはシュレッダーなどの無駄な時間の削減ができ、生産性の向上にも繋がります。
コスト
システム化により、生産性があがることは、コストの削減になります。例えば、何時間もかかっていたような事務作業がシステムによって時間短縮することにより、人件費の削減に繋がります。他にも、書類を保管する場所は不要になり、ペーパーレスによって紙代の節約になるなど、経費削減を助けます。
デメリット
初期費用
デメリットの代表として挙げられるのは初期費用です。例えば、工場で使われている産業ロボットはエンコーダ、アクチュエータ、モーター、バッテリーなどを含むたくさんの細かい部品で形成されており、そういった点からやはりロボットやシステムを導入する際には、ものによっては初期のコストがかさむことが大きなデメリットです。
バグやシステムダウンのリスク
一時的なバグやシステムダウンのリスクが０であるとは言えません。しかし、それは人間が行う作業に人為的なミスがあるのと同様です。それを防ぐために定期的なメンテナンスを行う必要があります。